Mobiles Arbeiten aus dem Ausland wird immer beliebter, auch zeitweise im Rahmen von Workations. Dieses Modell hat sich inzwischen von der Ausnahmeerscheinung zum Erfolgsmodell gemausert. Allerdings nicht ohne Hürden bei der Umsetzung.

Eine KPMG-Umfrage aus dem letzten Jahr zeigt, dass über 50 Prozent der befragten Unternehmen Remote Work aus dem Ausland ermöglichen – meist in Form von Workations, also dem kurzzeitigen mobilen Arbeiten aus dem Ausland in Verbindung mit Urlaub. Haupttreiber sind Mitarbeiteranforderungen, Fachkräftemangel und die Internationalisierung ihres Geschäfts. Die Verantwortlichen sind sich einig: Der Bedarf wird weiter steigen. Internationale Flexibilität ist für Unternehmen zu einer strategischen Notwendigkeit geworden.

Das zeigt auch die Praxis: Während sich insbesondere Unternehmen aus gesetzlich regulierten Branchen (insbesondere Banken oder Versicherungen) und öffentliche Unternehmen (Universitäten oder kommunale Einrichtungen) in den letzten zwei Jahren noch zurückhaltend zeigten, sind Workation-Angebote auch hier mittlerweile ein „Must-have“ im Kampf um die besten Talente. Insgesamt bauen Unternehmen ihre bestehenden Angebote weiter aus. Während die Anzahl der Arbeitstage im Ausland zwar meist auf maximal 30 Tage im Jahr begrenzt ist, erlauben immer mehr Unternehmen Workations auch in Nicht-EU-Ländern, darunter in der Türkei, Indien oder Brasilien. Von dieser außereuropäischen Ausweitung der Angebote ist auch auf längere Sicht auszugehen. Die erlaubte Standarddauer von 20 bis 30 Tagen hingegen wird aber weiterhin bestehen bleiben, denn dieser zeitliche Rahmen hat sich in der Praxis als bester Kompromiss zwischen Flexibilität, administrativem Aufwand und Vermeidung von steuerlichen und rechtlichen Risiken bewährt.

Flickenteppich steuerlicher Regelungen

Auch für Gesetzgeber und Behörden ist das Thema relevant, das zeigen die rechtlichen Entwicklungen der letzten zwölf Monate. Positiv ist, dass mittlerweile viele Doppelbesteuerungsabkommen (DBA) Regelungen hierzu enthalten. Zudem erweitert das mittlerweile von fast allen europäischen Staaten unterzeichnete multilaterale Abkommen zur Sozialversicherung die Möglichkeiten zum grenzüberschreitenden Homeoffice und in verschiedenen Ländern, wie Österreich, geben Verwaltungsanweisungen klare Grenzen vor, in denen grenzüberschreitendes Homeworking möglich ist. Viele Länder inner- und außerhalb der EU haben mittlerweile auch Remote-Work- oder Digital-Nomad-Visa geschaffen.

Gleichzeitig entsteht ein Flickenteppich nicht miteinander abgestimmter Regelungen, die in verantwortlichen HR-Abteilungen zu Verwirrung führen. Hierzu ein Beispiel: Der neue Artikel 14 Absatz 1a DBA Luxemburg besagt, dass ein in Deutschland ansässiger Arbeitnehmer, der einen luxemburgischen Arbeitgeber hat und grundsätzlich dort arbeitet, bis zu 34 Tage im Jahr aus seinem deutschen Homeoffice arbeiten darf, ohne dass diese Zeit in Deutschland einkommensteuerpflichtig wird. Offen bleibt aber, ob durch die Homeoffice-Tätigkeit eine Betriebsstätte für den luxemburgischen Arbeitgeber in Deutschland begründet werden kann. Laut multilateralem Abkommen zur Sozialversicherung, unter anderem von Luxemburg und Deutschland unterzeichnet, darf der Mitarbeiter hingegen bis zu 50 Prozent aus dem deutschen Homeoffice arbeiten, ohne dass dadurch die Sozialversicherungspflicht nach Deutschland wechselt. In diesem Fall wäre der Mitarbeiter in Deutschland dann aber einkommensteuerpflichtig.

Risiken individuell bewerten

Besonders herausfordernd ist die Ausweitung der Workation-Angebote auf Nicht-EU-Länder. Im ersten Schritt sollte geprüft werden, ob Doppelbesteuerungs- und Sozialversicherungsabkommen bestehen, das ist – anders als innerhalb der EU – nicht immer der Fall. Bestehen keine, kann das im betreffenden Land ab Tag eins zu Einkommensteuer-, Lohnsteuer- beziehungsweise Sozialversicherungspflichten führen. Auch die Frage, ob in Nicht-EU-Ländern für Remote Work eine Arbeitsgenehmigung erforderlich ist, ist oft nicht einfach zu beantworten, da diese Art der Tätigkeit in den entsprechenden Gesetzen nicht explizit geregelt ist. Viele Unternehmen gehen davon aus, dass – wie beim Urlaub – ein Touristenvisum ausreicht. Tatsächlich wird es häufig auf die Einzelfallentscheidung des zuständigen Immigration Officers ankommen.

In der Praxis wird oft pauschal von „hohem Risiko“ oder „problemlos möglich“ ausgegangen. Unternehmen sollten aber mögliche Risiken rund um International Remote Work kennen und abschätzen können. Ein gutes Beispiel hierfür ist Italien: Viele Unternehmen schließen Workation-Angebote in Italien aufgrund eines dort vermeintlich besonders hohen Betriebsstättenrisikos aus. Abgesehen davon, dass Italien zu den beliebtesten Workation-Ländern bei deutschen Arbeitnehmern zählt und der Ausschluss für Unmut bei den Mitarbeitenden sorgt, ist dies inhaltlich unzutreffend: Im Hinblick auf Workations besteht in Italien kein größeres Risiko als in anderen EU-Ländern auch.

Ausblick

Die Praxis zeigt: Flexible Arbeitsmodelle steigern die Zufriedenheit der Mitarbeitenden und sind aus der modernen Arbeitswelt nicht mehr wegzudenken. Umso wichtiger ist es für Unternehmen, rechtssichere Lösungen zu finden, denn auch Behörden haben das Thema vermehrt auf ihrer Agenda.

Vor allem HR-Mitarbeitende sind gefragt, die rechtlichen Entwicklungen im Blick zu behalten und entsprechende Prozesse in enger Zusammenarbeit mit Compliance-Abteilungen und Business zu integrieren. HR-Toollösungen können zudem dabei helfen, International Remote Work, Dienstreisen, Entsendungen und andere Formen von Mitarbeitermobilität technologiegestützt zu managen.

Über den Autor

Dr. Tobias Preising ist Partner Tax Global Mobility Services bei KPMG. Der promovierte Jurist hat mehr als 17 Jahre Erfahrung im Bereich Global Mobility und berät internationale Unternehmen zu allen Themen rund um Compliance und Prozessgestaltung. Sein Schwerpunkt liegt auf der Beratung zu neuen Mobilitätsformen wie „Work from Anywhere“ und der Transformation der Global-Mobility-Funktion.

Quelle: humanressourcesmanager.de

Wie können Unternehmen ein hohes Maß an Flexibilität im Job und die eigenen Strukturen in Einklang bringen? Patrick Löffler, CEO von givve, stellt ausgewählte Maßnahmen vor.

Freiheit, Selbstbestimmung, Flexibilität: Es sind Begriffe wie diese, die im Arbeitskontext für Angestellte – insbesondere für die jüngere Generation – immer wichtiger werden. Das Einfordern von größtmöglicher Flexibilität ist oft schon Teil des Vorstellungsgesprächs und junge Talente fordern immer häufiger flexible Modelle.

Dabei ist Flexibilität nicht gleich Flexibilität. Die einen verstehen darunter die frei wählbare Arbeitszeit und das Homeoffice an Tagen, an denen sie dieses gern hätten. Die anderen wiederum wünschen sich beim Thema Flexibilität monetäre Benefits, die sie, je nach Gusto, ins Mittagessen, den Sportkurs oder den wöchentlichen Einkauf stecken können.

Bei all diesen Angeboten kommt die Frage auf: Wie wirken sich die flexiblen Angebote – Flex-Pay, Flex-Commuting und Co. – auf die Unternehmenskultur aus? Führen sie zu mehr Gelassenheit und Freude bei der Arbeit oder lösen sie vielmehr Chaos innerhalb der Belegschaft aus?

Mit den folgenden Maßnahmen haben Unternehmen die Chance, Struktur und Flexibilität im Job in Einklang zu bringen – für zufriedene Mitarbeitende und ein florierendes Geschäft:

1. Flexibler Arbeitsort

Durch die Pandemie haben viele Firmen ihren Angestellten gezwungenermaßen die Arbeit im Homeoffice gewährt; heute jedoch fordern viele Angestellte die freie Wahl des Arbeitsortes bereits ein. Ebenso ist eine Verflechtung aus Büro, Homeoffice und Off-Site-Space für viele Angestellte attraktiv. Insbesondere Familien schätzen die Flexibilität, entscheiden zu können, von wo aus die Eltern arbeiten – zum Beispiel, wenn die Kita streikt oder ein Kind krank zu Hause bleiben muss.

Auch für Menschen ohne Kinder kann es die Lebensqualität verbessern, nicht täglich ins Büro zu müssen, denn das spart Zeit, die in eine längere Mittagspause oder zum Beispiel einen Spaziergang zum Ausgleich nach einem langen Meeting investiert werden kann.

Zudem: Studien belegen, dass unterschiedliche Arbeitsumgebungen die Kreativität fördern. Und nicht nur das: Auch das Arbeiten inmitten verschiedener, unbekannter Menschen, zum Beispiel während des Aufenthalts in einem Coworking-Space, kann dazu beitragen, neue Ideen anzuregen. Das kann sich letztlich positiv auf das gesamte Outcome und die Produktivität auswirken.

2. Desk-Sharing

Hierbei wählen die Angestellten jeden Morgen neu aus, auf welchem Platz sie im Büro sitzen. Auch das unterstützt und fördert, wie die Wahl des generellen Arbeitsortes, die Kreativität der Mitarbeitenden. Denn verschiedene räumliche Arbeitsplätze bieten vielmals auch verschiedene Sichtweisen. Gleichzeitig kann ein Unternehmen so Hierarchien lockern und lösen – wenn nämlich Menschen unterschiedlicher Ebenen neben- und vielleicht sogar mehr miteinander arbeiten.

Kritisch sehen Angestellte teilweise den Verlust der Privatsphäre, der dadurch entsteht, dass feste Plätze entfallen. Umso wichtiger ist es, dass sich Unternehmen vor Einführung des Desk-Sharing-Konzepts feste Regeln überlegen und diese für alle Beteiligten auch formulieren.

3. Bewegliche Arbeitszeiten

Die Möglichkeit der flexiblen Zeiteinteilung ist in vielen Unternehmen bereits gegeben. Gleichwohl ist es dabei wichtig, Kernarbeitszeiten zu definieren, damit eine Struktur gewahrt bleibt. Ratsam sind beispielsweise regelmäßige Calls oder Meetings, sodass Kolleginnen / Kollegen, aber auch Kundinnen / Kunden wissen, wann jemand definitiv erreichbar ist. Das fördert gleichzeitig den Teamspirit, da ein persönlicher Austausch – gerade in Teams, die viel Remote arbeiten – unabdingbar ist und bleibt.

4. Flex-Commuting

Insbesondere dadurch, dass sich die Arbeitswelt verändert und Menschen immer flexibler ihrer Tätigkeit nachgehen, ändert sich auch die Art der Mobilität. Firmenwagen waren einmal. Heute wünschen sich die Menschen Alternativen zum Auto. Für Unternehmen, die dies unterstützen möchten, ist das Mobilitätsbudget das Mittel der Wahl.

Zudem fördert seine Bereitstellung die Mobilitätswende und Unternehmen zeigen damit: Nachhaltigkeit im Verkehrssektor ist uns wichtig. Als flexibel einsetzbares Benefit für Bus, Bahn, Stadtrad und Co ist es für viele Angestellte sicherlich ein attraktives Angebot.

5. Flex-Pay

Eine Deloitte-Studie zeigt: 73 Prozent der Menschen mit niedrigem Einkommen und immer noch ein Viertel derjenigen mit hohem Einkommen haben am Monatsende kein Geld mehr zur Verfügung. Dem können Arbeitgebende entgegenwirken. Wie? Mit dem Earned Wage Access (EWA). Darunter versteht man einen On-Demand-Zugriff auf das eigene Gehalt, das im laufenden Monat bereits verdient wurde.

So bleiben Angestellte stets liquide. Da finanzieller Stress sich negativ auf das Wohlbefinden und sogar auf die Bindung an ein Unternehmen auswirkt, sollten sich hiesige Unternehmen überlegen, ob EWA nicht auch für sie ein Benefit ist, das der eigenen Belegschaft gut täte.

6. Freie Wahl von Leistungen

Steuerfreie Sachbezüge in Höhe von bis zu 50 Euro pro Monat in Form von Dienstleistungen, Produkten oder Gutscheinen sind nach wie vor beliebt bei Angestellten. Ob Sport, Mittagessen oder Einkauf – die Bezuschussung tut dem Geldbeutel gut und stärkt die Bindung an den Arbeitgebenden und für das Unternehmen ist das Ganze auch noch steuerfrei.

Flexibilität im Job plus Struktur – Schlüssel zu Produktivität und Wohlbefinden

Freiheiten und flexible Strukturen fördern grundsätzlich das Wohlbefinden der Belegschaft und unterstützen dadurch die Gesundheit und Produktivität, was effektiv zu größerem Erfolg innerhalb eines Unternehmens führen kann.

Dabei sollten Arbeitgebende im Blick haben, dass Regeln und Strukturen gewahrt bleiben. Nur so ist es möglich, Freiheiten zu gewähren, ohne dass alles im Chaos mündet. Es ist gut und wichtig, dass ein regelmäßiger Austausch im Team stattfindet; dazu bedarf es fester Zeiten. Ebenso sind Regeln zu Arbeitsorten und der freien Platzwahl im Office unverzichtbar, um beispielsweise Unstimmigkeiten zu vermeiden und eine positive Grundstimmung sicherzustellen.

Natürlich können nicht alle Unternehmen ihren Angestellten in gleichem Maße Flexibilität im Job anbieten. Es gibt nun einmal Berufe, da muss die Belegschaft vor Ort sein und Homeoffice ist unmöglich. Gleichzeitig gibt es in der Vielzahl an flexiblen Angeboten offensichtlich für jede Firma solche, die zur eigenen Philosophie passen und die auch umsetzbar sind. Damit sollten sich Arbeitgebende auseinandersetzen, denn sie tragen erheblich zu einem Wohlfühlklima bei der Arbeit bei und das kommt wiederum letztlich auch der Firma zugute.

Zur Person

Patrick Löffler ist CEO und Mitgründer von givve, einem Unternehmen, das Produkte für den steuerfreien Sachbezug entwickelt und vertreibt. Privat sind ihm eine ausgewogene und regelmäßige Ernährung, ehrliche und bedürfnisorientierte Kommunikation wichtig. Darüber hinaus findet Löffler Ausgleich beim Sport und Meditieren.

Quelle: hrjournal.de