Automatisierung und Digitalisierung verändern die Arbeitswelt massiv. Viele Entscheider setzen deshalb allzu schnell auf neue Konzepte wie Agilität und Design Thinking.

In etlichen Unternehmen jagt derzeit eine Veränderung die nächste. Die Abstände werden immer kürzer, zugleich steigen die Anforderungen an Organisationen und ihre Mitarbeiter stetig. Um dem Druck standzuhalten, scheinen neue, agile Methoden oder auch Design-Thinking-Konzepte gerade recht zu kommen. Welcher Entscheider will schon dafür verantwortlich sein, dass der eigene Verantwortungsbereich auf die Forderungen nach Veränderung nicht reagiert hat? Also werden Hypes wie die sprichwörtliche Sau durchs Dorf getrieben, bis (spätestens) im nächsten Jahr eine neue Sau auftaucht, die die alte vergessen lässt.

Der Glaube an die Methoden-Gurus und ihrer Anhänger ist häufig mit allzu simplen Versprechen verbunden: Aussagen wie "Selbstorganisierte Teams brauchen keine Führung", "Agil geht alles schneller" oder "Eine neue Büroumgebung mit Kicker und Coffee-Bar macht eine neue Kultur" verbreiten sich schnell.

Zusätzlich werden erfahrene und auch neue Manager von Emotionen getrieben: Der Angst, das Falsche zu entscheiden, aber auch der Angst um die eigene Position. "Kann ich noch mithalten, wenn ich nicht 'agil' handle? Ist meine Position, bin ich möglicherweise obsolet?" All das vernebelt den Blick auf die Fakten und treibt Entscheider in den Aktionismus.

Viel Aufwand - wenig Ergebnis

Ein Aktionismus, der Unternehmen teuer zu stehen kommt. So verschlingen Neuerungen in der Organisation, die Einführung neuer Methoden oder der Umbau der Büros erhebliche Budgets. Deutsche Unternehmen investierten 2018 allein über 31 Milliarden in externe Beratungsleistungen, Tendenz steigend. Change Management und Business Development waren thematische Spitzenreiter. Demgegenüber verfehlen rund 70 Prozent der Change-Vorhaben die gesteckten Ziele.

Noch dramatischer ist die Wirkung auf die Mitarbeiter. Deren Motivation sinkt mit jeder nutzlosen oder unfokussierten Veränderung - bis hin zum Phänomen des Organizational Change Fatigue (OCF), einer resignativen beziehungsweise extrem passiven Einstellung gegenüber Veränderungen. Im Ergebnis liegt die Wahrscheinlichkeit für einen Unternehmenswechsel bei unmotivierten Mitarbeitern um 87 Prozent höher als bei den motivierten Kollegen. Laut LinkedIn wechseln 13 Prozent der Softwareentwickler derzeit mindestens einmal jährlich den Job. In Zeiten eines Bewerber-Marktes sind das verheerende Zahlen, Unternehmen müssen hier dringend gegensteuern. Das ist keine schöne neue Arbeitswelt. Aber was tun?

Mut zur Souveränität

Ein erfolgreicher Ausstieg aus dem Methodenwahn braucht mutige und souveräne Entscheider, denn sie müssen Hypes genauso wie die eigene Überzeugung und Entscheidungsmechanismen kritisch hinterfragen. Schließlich sind sie nicht nur Verursacher des Status quo, sondern auch die Treiber von Veränderung. Wie kann also eine nutzbringende, nachhaltige Entscheidung für neue Methoden oder Organisationsformen gelingen?

Zunächst geht es darum, Ursache und Wirkung zu unterscheiden: Was ist das originäre Problem? Und was nur oberflächliches Symptom? Diese Fragen gehen im Alltag allzu häufig unter. Allerdings wird eine Behandlung von Symptomen allein keine nachhaltige Veränderung bewirken. Im Gegenteil: Scheinlösungen werden nur Scheinergebnisse bewirken, Ressourcen verbrauchen und Mitarbeiter weiter demotivieren. Es muss also die Ursache-Wirkungs-Kette geklärt werden. Dazu hat sich die "5x Warum-Methode" von Toyoda Sakichi bewährt.

Ein Beispiel: In einem Unternehmen sind die Projektlaufzeiten zu lang, zukünftig soll alles schneller werden. Agiles Projektmanagement scheint die Methode der Wahl zu sein. Die weitere Analyse der Ursachen zeigt indes ein anderes Bild:

• WARUM dauern Projekte so lang? Weil die Mitarbeiter zu wenig Zeit für die Projekte haben.
• WARUM haben die Mitarbeiter zu wenig Zeit? Weil sie in zu vielen Projekten zeitgleich involviert sind und auch Tagesgeschäft leisten müssen.
• WARUM laufen so viele Projekte parallel? Weil die Führungskräfte alle Projektanträge genehmigen. Weil alles dringend ist.
• WARUM tun die Führungskräfte das? Weil sie sich nicht unbeliebt machen wollen.
• WARUM ist das so?

Hier liegt die Antwort dann auf einer anderen Ebene, nämlich der der Unternehmenskultur, der Kompetenzen und Freiräume der Führungskräfte. Nur Trainings zum Thema agiles Projektmanagement abzuhalten, hätte das Problem nicht gelöst. Eine Ursachenanalyse liefert - auch wenn sie weh tut - die Grundlage für eine nachhaltige Veränderung.

Unterschätzte Irrtümer

Geht man den Fehlern beim Einführen neuer Methoden auf den Grund, tauchen drei Aspekte immer wieder auf. Jede Veränderung, jede neue Methodik benötigt:

• Ressourcen, und die müssen geplant werden. Agilität bedeutet zum Beispiel nicht den Verzicht auf Ressourcenplanung. Oder wo sollen die Mitarbeiter für "agiles" Arbeiten herkommen?
• klare Entscheidungen über das WAS, WER und WIE und das WAS, WER und WIE NICHT. Also auch zu den Projekten, die starten beziehungsweise auch nicht starten können.
• die Unterstützung auf allen Ebenen - also auch der Geschäftsführung.
  
  

Ziele häufig ausgeblendet

Die Frage nach den Zielen wird häufig ausgeblendet. Was soll mit den Veränderungen erreicht werden? Machen wir das, weil ALLE es tun? Doch sicher nicht. Vielmehr muss die Frage lauten: Zahlen die Ziele für die neue Methode, die neue Organisationsform auf den Unternehmenszweck ein? Neben den konkreten Zielen brauchen Veränderungen gerade in der aktuellen VUCA-Welt Stabilität und Leitlinien, die allen Beteiligten Orientierung und Sicherheit vermitteln sowie einen Rahmen liefern. Im Sinn einer nachhaltigen Einführung von Agilität, Design Thinking & Co. sind sie zunehmend ein wirtschaftlicher Erfolgsfaktor.

Doch wie können Unternehmen nun aus der Vielzahl der aktuellen Hypes die passende Methode auswählen? Entscheidend ist die eigene Objektivität. Also der Blick auf Daten, Fakten und Zusammenhänge - statt der Glaube an die subjektiv geprägte Meinung. Zudem müssen Entscheider nicht nur den Veränderungsbedarf im Unternehmen oder dem eigenen Bereich erkennen, sondern auch die Bereitschaft haben, die eigenen Überzeugungen kritisch zu hinterfragen. Sympathie, Antipathie und Animositäten gehören zur rationalen Auswahl.

In der Praxis haben sich einige Werkzeuge für mehr Objektivität im Tagesgeschäft bewährt:

• Murder your darlings!
  Dieser eigentlich an Schriftsteller gerichtete Rat lässt sich perfekt übertragen. Zücken Sie an all den Stellen konsequent den Rotstift, die Ihnen besonders am Herzen liegen, die aber keinen wirklichen Mehrwert haben.
  
  
• Disconfirmation
  Der Confirmation Bias ist ein Phänomen, das gute Entscheidungen behindert. Denn Informationen werden häufig so ausgewählt, dass sie die eigene Meinung, das eigene Weltbild bestätigen. Alles andere wird ausgeblendet. Prüfen Sie also Ihre Glaubenssätze und Entscheidungskriterien.
• Sparring
  Im Sport an der Tagesordnung, fehlt sie Entscheidern häufig: die Außensicht. Manager tendieren dazu, im eigenen System zu bleiben. Also: Lassen Sie sich die Meinung sagen - auch und gerade, wenn Sie sie nicht hören wollen.
  
  

Auswahl mit Überblick

Veränderung generiert nur Nutzen, wenn sie passgenau erfolgt. Und dazu ist ein Überblick über mögliche Methoden und Organisationsformen erforderlich, die Kenntnis der jeweiligen Vor- und Nachteile und der Kosten. Wichtig auch: was bedeutet die Veränderung für das Unternehmen, die Mitarbeiter, Kunden und andere Stakeholder? Um diese Fragen beantworten zu können, müssen valide Informationen gesammelt werden - und nicht nur angebliche Erfolgsstories. Aussagekräftiger sind immer Erfahrungen, bei denen nicht alles rund gelaufen sind.

Als Entscheidungshilfe zur Methodenauswahl hat sich die Stacey-Matrix in Verbindung mit dem Cynefin-Modell bewährt. Abhängig von der Klarheit des Ziels, der Anforderungen und des Umsetzungsweges wird dabei die Aufgabenstellung als einfach, kompliziert, komplex oder chaotisch bewertet und daraus entsprechende Methoden abgeleitet. So wird klar, dass beispielsweise Best Practices nur bei einfachen Aufgaben hilfreich sind. Komplexe oder chaotische Anforderungen benötigen agile Lösungen.

Über die Autorin
Sabine Dietrich ist Management-Beraterin für Multiprojektmanagement, Projektmanagement, Führungskräfte-Entwicklung sowie Autorin. Im Jahr 2009 gründete sie ihr eigenes Beratungsunternehmen.

Quelle: Xing-News - cio.de

Wird jetzt alles „agil“ und laufen die Projekte dann besser? NEIN, nur weil die Methode verändert wird, heißt das nicht automatisch, dass das Projekt damit erfolgreicher wird.

Viel zu viele Projekte sind in Schieflage, rauben den Mitarbeitern die Motivation und verbrennen täglich „Euronen“, auch in Ihrem Unternehmen?

… einen Königsweg für Projekte gibt es nicht. In vielen Fällen ist der erfolgreiche Projektabschluss noch dem Zufall überlassen, über 70% verfehlen noch immer ihre Ziele in Bezug auf Budget, Termine oder Qualität.

Die Erwartungen an das Projektmanagement sind hoch. Um den komplexen Projektanforderungen zu entsprechen, benötigen wir innovative Ansätze zur erfolgreichen Durchführung unserer Vorhaben. In vielen Unternehmen gibt es ein standardisiertes Projektmanagement - in manchen hat sogar eine „Überstandardisierung“ stattgefunden. Die klassischen Vorgehenskonzepte reichen oft nicht aus. Die agilen sind nicht mehr wegzudenken, bringen allerdings nicht immer das erwartete Ergebnis. All das geht auf Kosten des Projekterfolges.

Welche Vorgehensweise und welcher Projektmanagement-Ansatz ist nun der Richtige?

Wir befinden uns heute an der Schwelle zu einer neuen Projektmanagement-Ära. Es ist ganz normal, dass der nächste Entwicklungsschritt auf dem schon existierenden hohen Standard aufsetzt. Dabei geht es darum, Methoden und Organisationsprinzipien aufzugreifen, die in einem konkreten Projekt wertsteigernd und nützlich sind.

• Bei agilen Ansätzen wird davon ausgegangen, dass keine umfassende Projektplanung zu Beginn des Projektes stattfindet. Die Anforderungen werden priorisiert und möglichst rasch umgesetzt.
• Die klassischen Ansätze beinhalten vorausgehend einen Gesamtplan, eine Top-down-Planung und eine (möglichst) parallele Abwicklung der Aufgaben.
• Die Rollen und Formen der Zusammenarbeit sind in den beiden Vorgehensmodellen grundsätzlich unterschiedlich.

Also, welche Vorgehensweise ist die Richtige? Es gibt keine eindeutige Antwort auf diese Frage. Je nach Projekt und Unternehmen sollte entschieden werden, mit welchem Ansatz vorgegangen wird. Beide Vorgehensweisen - sowohl agile als auch die klassische - haben mehrfach Einzug in die Projektarbeit gehalten und beide sollten gleichrangig beachtet werden. Es geht also nicht darum, das über viele Jahre erworbene Projektmanagement-Wissen über Bord zu werfen. Wichtig ist es, die Erfahrungen ständig den neuen Anforderungen anzupassen und auch neue Wege zu gehen.

Klären Sie zuerst die Grundvoraussetzungen:

• Wie hoch ist der Grad der Unsicherheit? Sind die Anforderungen, die vorhandene Technologie und die Rahmenbedingungen hinreichend bekannt, spricht das für den klassischen Ansatz.
• Ist das Projekt groß genug, um ein SCRUM-Team auszulasten? Ein agiles Team sollte aus fünf bis zehn Mitgliedern bestehen.
• Geht es um ein Großprojekt? Dann ist zu klären, ob die notwendigen Kompetenzen vorhanden sind um das Projekt mit einem skalierten SCRUM-Ansatz zu führen?
• Wie stark ist der Einfluss von anderen Systemen oder Produkten? Agilität ist am besten geeignet, wenn nur wenige Abhängigkeiten vorhanden sind. z. B. bei der Entwicklung von Web-Oberflächen.

Damit agiles Arbeiten überhaupt möglich ist, sollten Sie sich folgende Fragen beantworten:

• Besitzen wir ausreichend Ressourcen für die intensiven und wiederkehrenden Abstimmungen?
• Beherrscht das Projektteam die erforderlichen Methoden-Kompetenzen?
• Sind die sozialen Kompetenzen für selbstorganisierte, selbstverantwortliche und interdisziplinäre Teams vorhanden?
• Kennen wir die Herausforderungen, die sich für agile Teams ergeben?
• Akzeptieren wir weniger Transparenz über den gesamten Projektlebensweg, dafür aber mehr Transparenz über den aktuellen Projektabschnitt?
• Ist das Vertrauen in die MitarbeiterInnen vorhanden?
• Sind die Vor- und Nachteile agiler und klassischer Methoden sowie deren favorisierte Einsatzgebiete den Beteiligten bekannt?
• Leben wir eine aktive und offene Feedbackkultur. Gehen wir konstruktiv mit Konflikten und dem Gruppendruck um?

Für den Erfolg eines Projektes spielt nicht nur die Frage - klassisch oder agil - eine Rolle, sondern die Projektmanagement-Kompetenzen im ganzen Team. Trainieren Sie deshalb Ihr Projektteam und Unternehmen wie Teams im Profisport: Nicht die Zufallstreffer bringen Sie an die Spitze, sondern die Erhöhung der Wahrscheinlichkeit für erfolgreiche (Projekt-) Abschlüsse.

Zertifizierung als Erfolgsfaktor

Gleiches Verständnis für gleiche Dinge heißt eine gemeinsame Sprache zu sprechen - es verringert Missverständnisse und beugt Fehlern vor. Setzen Sie auf Standards und aktuellen internationalen Normen auf und schaffen so ein gemeinsames Projektmanagement-Verständnis. Sie werden sehen, die Kommunikation wird leichter, verständlicher … und Projekte erfolgreicher!

TIPPs

• Schaffen Sie Standards für Ihre Projekte und sorgen Sie dadurch dafür, dass ein gemeinsames Verständnis für Prozesse, Vorgehen und Werkzeuge entsteht.
• Erarbeiten Sie Rituale für Kommunikation, Austausch und Wissenstransfer, damit Entscheidungen im Projekt schnell getroffen werden können.
• Halten Sie Kommunikationswege kurz und etablieren Sie hilfreiche Regeln, wie z. B.: „Suche nicht, frage stattdessen, denn Fragen spart Zeit!“
• Sorgen Sie für Transparenz. Setzen Sie auf die Freiwilligkeit bei der Führung und entwickeln Sie Handlungsempfehlungen statt Handlungsanweisungen, vertrauen Sie Ihrem Team … und rollen Sie Ihr Projekt schrittweise aus.

Autorin 
Ewa Sadowicz, Trainingsexpertin für die Menschen im Projekt bei EinfachStimmig

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Ein Projektmanager muss ein Projekt leiten und dieses erfolgreich zum Ziel führen. Diese Aufgabe liegt nicht jedem. Häufig kommt es vor, dass Projektleiter aufgrund ihres Fachwissens ernannt werden – das ist zwar keineswegs falsch, doch um diese Aufgabe zur Zufriedenheit bewältigen zu können, reicht Fachwissen alleine nicht aus. Welche Eigenschaften braucht ein guter Projektleiter? Wir erklären, wie Führungskräfte den Richtigen für diesen Posten ernennen.

Senior Professionals müssen ihr Team wie ihre eigene Westentasche kennen. Es ist Teil ihrer Führungsverantwortung, Stärken und Schwächen der Mitarbeiter zu beobachten und ihnen Raum zur Weiterentwicklung zu bieten. Doch nach welchen Eigenschaften sollten Sie als Führungskraft bei einem Mitarbeiter suchen, den Sie zum Projektleiter ernennen wollen?

1. Organisationstalent

Selbstverständlich ist sein Methodenwissen im Fachbereich des Projektmanagements ein essenzielles Kriterium. Zu einem eindeutigen Planungs- und Organisationsgeschick gehören zum Beispiel die Definition von Zielen und die Vorgabe der erforderlichen Schritte, damit das Projekt termin- und budgetgerecht abgeschlossen werden kann. Arbeitet Ihr Mitarbeiter strukturiert? Kann er klare Anweisungen erteilen und kommuniziert er transparent? Wie organisiert er seinen eigenen Arbeitsalltag? Nutzt er Softwareanwendungen um seine Aufgaben strukturiert und effizient zu planen?

2. Führungsqualitäten

Doch nicht nur sein Organisationstalent entscheidet darüber, ob ein Mitarbeiter das Zeug zum Projektmanager hat. Ebenso sollte er in der Lage sein, Mitarbeiter zu führen und anzuleiten – dazu gehört eine gewisse Stressresistenz. Sehen Sie sich genau an, wie Ihr Mitarbeiter in Krisensituationen reagiert? Bleibt er gelassen oder bricht er in Panik aus? Eine gelassene und selbstsichere Persönlichkeit ist demnach eine Grundvoraussetzung für einen guten Projektleiter.

3. Sozialkompetenz

Auch das richtige Maß an Sozialkompetenz, sowie ausgeprägte kommunikative Fähigkeiten zeigen, welches Ihrer Teammitglieder für den Posten des Projektmanagers geeignet wäre. Immerhin muss sich ein Projektleiter auf die anderen Mitarbeiter einstellen, eine Akzeptanz für das Projekt wecken, konstruktive Kritik üben und klare Arbeitsaufträge erteilen.

4. Flexibilität

Ein guter Projektmanager konzentriert sich ganz auf sein Team und die Ziele seines Projekts. Die Konstellation des Teams jedoch kann sich von Auftrag zu Auftrag ändern, sodass von Projektmanagern ebenfalls eine hohe Flexibilität und Veränderungsbereitschaft gefordert wird. Führungskräfte hingegen sind die Konstanten im Unternehmen und damit auch die Anlaufstelle in möglichen Krisensituationen.

5. Unternehmerisches Geschick

Ein Projektleiter sollte ebenfalls unternehmerisches Geschick mitbringen. Er muss das vorhandene Budget im Auge behalten und geeignete Strategien entwickeln, um dieses optimal zu nutzen. Außerdem muss er in der Lage sein, eventuelle Risiken frühzeitig zu erkennen und zu umgehen.

Es sind nicht wenige Anforderungen, die Ihr Mitarbeiter erfüllen muss, wenn Sie ihn für den Posten eines Projektmanagers in Erwägung ziehen. Fachliche Kompetenzen reichen nicht – Sie als Führungskraft müssen einschätzen, ob Ihr Kollege das Gesamtpaket mitbringt, das ein guter Projektleiter braucht. Sie haben den perfekten Teamleiter bereits im Auge, wissen jedoch aus Erfahrung, dass dieser sich mit einer selbstbewussten Führungsstrategie schwertut? Keine Sorge. Bis zu einem gewissen Grad ist es möglich, die zuvor genannten Fähigkeiten zu erlernen. Wichtig ist, dass diese nicht nur das Methodenwissen sowie das erforderliche Handwerkszeug, sondern auch die notwendige Praxiserfahrung vermitteln.

Führungskräfte dürfen nicht den Überblick verlieren

Selbst wenn man als Führungskraft den richtigen Projektleiter ernannt hat, ist es wichtig, den Überblick über das Projekt zu bewahren. Gibt es Konflikte oder ein Problem innerhalb des Auftrags oder des Teams wird die Situation, sind Sie mit Ihrer Fähigkeit zum Konfliktmanagement gefragt. Die Komplexität von Projekten wird schnell unterschätzt. Während der Projektmanager einen Einblick innerhalb seines Aufgabenbereichs und dem der Projektmitarbeiter hat, gilt es für Führungskräfte das große Ganze im Auge zu behalten. Sobald sich ein Problem anbahnt, ist Ihr Erfahrungsschatz unersetzlich. Behalten Sie das Projekt daher stets genau im Auge – so können Sie zur Stelle sein, wenn es tatsächlich brenzlig wird.

Als Führungskraft müssen Sie sich zudem vor Augen führen, in welchem Spannungsfeld sich der Projektmanager befindet. Er steht nicht nur unter dem Erwartungsdruck, die definierten Ziele zu nach den Vorstellungen seines Vorgesetzten zu erreichen – gleichzeitig muss er die Ansprüche des Kunden befriedigen und dabei auch noch den Zeit- und Budgetrahmen einhalten. Für eine reibungslose Zusammenarbeit zwischen Führungskraft und Projektmanager ist es daher essenziell, klare Regelungen für die Entscheidungs- und Weisungsbefugnis des Projektmanagers festzulegen. Sorgen Sie für Transparenz und machen Sie deutlich, wann Ihr Projektleiter Ihre Zustimmung für eine Anweisung einholen muss. Stellen Sie zugleich sicher, dass Sie Ihrem Projektmanager genügend Handlungsspielraum bieten, damit er das Projekt im Sinne des Unternehmens und in Hinblick auf die gesetzten Ziele umsetzen kann. An diesen Zielen müssen sich letztendlich nicht nur der Projektmanager, sondern auch die zuständige Führungskraft messen lassen.

Quelle: experteer-Magazin

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Verlag: dpunkt.verlag ISBN Print: 978-3-86490-429-5, Mit-Autorin Ewa Sadowicz

Quelle: Unser Geschäftspartner EinfachStimmig

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ASQF-Magazin: Jubiläumsausgabe 20 Jahre ASQF, Katrin Greßer & Ewa Sadowicz

Quelle: Unser Geschäftspartner EinfachStimmig